使用資通系統或雲端資通服務系統(如Google表單、Microsoft Forms等)涉及蒐集個人資料時，應以「最小化」為原則，並訂定保存期限，於期限或業務終止後，立即將資料銷毀。對檔案應設定存取權限，並採「最小權限」原則；網路資料傳輸應採HTTPS 資料加密傳輸。

師長同仁處理個人資料時，請確實遵守個人資料保護法規範，並注意以下條款：

個人資料保護法第28條，公務機關違反本法規定，致個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權利者，負損害賠償責任。

個人資料保護法第41條，意圖為自己或第三人不法之利益或損害他人之利益，而違反第六條第一項(特種資料蒐集)，或中央目的事業主管機關依第二十一條限制國際傳輸之命令或處分，足生損害於他人者，處五年以下有期徒刑，得併科新臺幣一百萬元以下罰金。

個人資料保護法第44條，公務員假借職務上之權力、機會或方法，犯本章之罪者，加重其刑至二分之一。